Le groupe Welle assume la responsabilité de respecter et de renforcer les droits de l'homme internationalement reconnus au sein de ses propres activités et par une gestion appropriée de ses chaînes d'approvisionnement. Welle Holding AG + Co. KG et ses sociétés mettent en œuvre et respectent toutes les exigences de la loi sur le devoir de vigilance de la chaîne d'approvisionnement (LkSG) concernant le devoir de vigilance en matière de droits de l'homme et d'environnement.
Un élément clé essentiel de ces obligations de diligence est la mise en place d'une procédure de plainte efficace permettant de signaler les risques ou les violations liés aux droits de l'homme et à l'environnement.
Ces règles de procédure fournissent des informations sur les principales caractéristiques de la procédure de plainte, sur l'accès à la procédure ou sur son accessibilité ainsi que sur les compétences. En outre, il informe également sur ce qu'il advient des indications et des plaintes reçues, c'est-à-dire sur la manière dont la procédure de plainte est menée. Welle Holding AG + Co. KG et ses sociétés tiennent à présenter ces informations de manière compréhensible et à créer la plus grande transparence possible sur le processus.
Quel est l'objectif de la procédure de réclamation ?
La procédure de plainte doit offrir à toute personne ou groupe de personnes la possibilité de déposer des plaintes ou des remarques pertinentes à l'encontre de Welle Holding AG + Co. KG et de ses filiales et d'attirer ainsi l'attention sur les risques liés aux droits de l'homme et à l'environnement (système d'alerte précoce).
Mais les personnes ou groupes de personnes ont également la possibilité d'informer sur les soupçons de violation de la loi, de sorte que les dommages puissent être immédiatement évités ou minimisés (accès à une réparation appropriée).
À qui s'adresse la procédure de plainte ? Qui peut déposer une plainte ou un avis ?
Toute personne peut déposer une plainte ou un avis, qu'elle se trouve dans le pays ou à l'étranger.
Quels types de plaintes peuvent être déposées ?
La procédure de réclamation permet aux personnes de signaler les risques liés aux droits de l'homme et à l'environnement ainsi que les violations des obligations liées aux droits de l'homme ou à l'environnement qui résultent des activités économiques de Welle Holding AG + Co. KG et de ses sociétés dans leur propre domaine d'activité ou dans la chaîne d'approvisionnement.
Comment puis-je déposer des plaintes ou des remarques ?
Les voies de recours suivantes sont ouvertes aux plaignants :
portail numérique des plaintes de Welle Holding AG + Co. KG
par écrit, par téléphone ou par une rencontre personnelle avec le mandataire externe
par écrit, par courrier électronique
Les informations relatives à l'accessibilité des différents canaux de réclamation (numéro de téléphone, adresse électronique, adresse postale) figurent dans la présentation des différents canaux de réclamation. Toutes les plaintes et remarques sont traitées immédiatement.
Qui traite les plaintes et les signalements ?
Les plaintes ou les remarques sont traitées par des personnes externes sélectionnées et spécialement formées par Welle Holding AG + Co. KG.
Toutes les personnes chargées du traitement possèdent les qualités suivantes. Elles sont :
impartiales
indépendantes
ne sont pas liées par des instructions
tenues au secret professionnel
formés en conséquence
dispose de ressources en temps suffisantes
Comment se déroule la procédure de plainte ?
Après réception d'une plainte ou d'un signalement, la personne qui a fait le signalement reçoit un accusé de réception. Cet accusé de réception est envoyé dans un délai d'environ une semaine, à condition que la personne qui a déposé la plainte ait également été informée de la possibilité de la contacter ou que le portail numérique des plaintes de cette plate-forme ait été choisi comme canal de plainte.
Tout au long de la procédure, le délégué reste en contact avec l'auteur de la réclamation, si celui-ci le souhaite et s'il existe une possibilité de contact.
En principe, les plaintes ou les indications sont d'abord examinées de manière centralisée afin de déterminer si les faits signalés représentent un risque en matière de droits de l'homme ou d'environnement ou une violation des obligations liées aux droits de l'homme ou à l'environnement. Il s'agit également de déterminer quelle société ou quel(le) fournisseur(trice) est concerné(e) par la notification. Le mandataire externe est alors soumis au devoir de confidentialité de l'avocat et ne révèlera pas l'identité des plaignants à des tiers sans l'accord préalable des plaignants.
L'étape suivante consiste à clarifier les faits, ce qui se fait en principe dans un délai de trois mois. Si, au cours de l'établissement des faits, il est constaté qu'une violation des obligations en matière de droits de l'homme et/ou d'environnement est imminente ou déjà en cours, des mesures correctives sont immédiatement prises.
Les personnes chargées de la procédure de plainte suivent si et dans quelle mesure les mesures correctives sont mises en œuvre.
Par ailleurs, une proposition de suite à donner est élaborée sur la base des conclusions de l'enquête sur les faits.
Comment les lanceurs d'alerte sont-ils protégés contre les préjudices et les représailles résultant d'une plainte ou d'un signalement ?
La protection des lanceurs d'alerte contre les traitements défavorables ou les sanctions résultant de plaintes ou de signalements est un élément important de notre procédure de plainte.
Les mesures suivantes visent à protéger les auteurs de signalements:
Toutes les plaintes et tous les signalements ne sont traités que par un petit groupe de personnes sélectionnées et spécialement formées.
Toutes les informations, telles que les données à caractère personnel et autres informations permettant d'identifier le lanceur d'alerte, sont traitées de manière confidentielle. Cette règle s'applique également après la clôture de la procédure.
Dans le cadre de la procédure de réclamation, les données à caractère personnel sont toujours collectées, traitées, transmises et enregistrées dans le respect de l'article 10, paragraphe 1, de la LkSG.
Conformément aux dispositions légales, les documentations internes à l'entreprise sont conservées pendant sept ans, puis détruites.
Welle Holding AG + Co. KG et ses sociétés protègent les personnes ayant signalé des faits contre tout traitement défavorable ou toute sanction en raison d'une plainte.
La direction de Welle Holding AG + Co. KG
Décembre 2023