Die Welle Gruppe übernimmt Verantwortung für die Achtung und Stärkung international anerkannter Menschenrechte innerhalb ihrer eigenen Geschäftsbereiche und durch ein angemessenes Management ihrer Lieferketten. Die Welle Holding AG + Co. KG und ihre Gesellschaften setzen alle Anforderungen des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes (LkSG) zur Erfüllung der menschenrechtlichen und umweltbezogenen Sorgfaltspflichten um und halten die Umsetzung nach.
Ein wesentliches Kernelement dieser Sorgfaltspflichten ist die Einrichtung eines wirksamen Beschwerdeverfahrens, über das Hinweise auf menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken oder Verletzungen abgegeben werden können.
Diese Verfahrensordnung informiert über die wesentlichen Merkmale des Beschwerdeverfahrens, den Zugang zum Verfahren bzw. dessen Erreichbarkeit sowie die Zuständigkeiten. Des Weiteren informiert sie auch darüber, was mit eingehenden Hinweisen und Beschwerden geschieht, d.h. wie das Beschwerdeverfahren durchgeführt wird. Der Welle Holding AG + Co. KG und ihren Gesellschaften ist wichtig, diese Informationen verständlich und nachvollziehbar darzustellen und größtmögliche Transparenz über den Prozess zu schaffen.
Was ist der Zweck des Beschwerdeverfahrens?
Das Beschwerdeverfahren soll jeder Person oder Personengruppe die Möglichkeit bieten, relevante Beschwerden oder Hinweise gegenüber der Welle Holding AG + Co. KG und ihren Tochtergesellschaften einreichen zu können und somit auf menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken aufmerksam zu machen (Frühwarnsystem).
Personen oder Personengruppen erhalten aber auch die Möglichkeit, über den Verdacht einer Rechtsverletzung zu informieren, sodass Schäden unmittelbar abgewendet oder minimiert werden können (Zugang zu angemessener Abhilfe).
An wen richtet sich das Beschwerdeverfahren? Wer kann Beschwerden oder Hinweise abgeben?
Jede Person kann Beschwerden und Hinweise abgeben, gleichgültig, ob dies im In- oder Ausland geschieht.
Welche Arten von Hinweisen oder Beschwerden können abgegeben werden?
Das Beschwerdeverfahren ermöglicht Personen auf menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken sowie auf Verletzungen menschenrechts- oder umweltbezogener Pflichten hinzuweisen, die durch das wirtschaftliche Handeln der Welle Holding AG + Co. KG und ihrer Gesellschaften im eigenen Geschäftsbereich oder in der Lieferkette entstanden sind.
Wie kann ich Beschwerden oder Hinweise abgeben?
Den Beschwerdeführenden stehen folgende Beschwerdekanäle offen:
digitales Beschwerdeportal der Welle Holding AG + Co. KG
schriftlich, telefonisch oder durch ein persönliches Treffen mit dem externen Beauftragten
schriftlich per E-Mail
Informationen zur Erreichbarkeit der verschiedenen Beschwerdekanäle (Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Postanschrift) finden sich bei Darstellung der einzelnen Beschwerdekanäle. Alle Beschwerden und Hinweise, werden unmittelbar weiterbearbeitet.
Wer bearbeitet die Beschwerden und Hinweise?
Beschwerden oder Hinweise werden von ausgewählten und speziell geschulten externen Beauftragten der Welle Holding AG + Co. KG bearbeitet.
Alle Personen, die für die Bearbeitung zuständig sind, verfügen über folgende Eigenschaften. Sie sind:
unparteiisch
unabhängig
an Weisungen nicht gebunden
zur Verschwiegenheit verpflichtet
entsprechend geschult
mit ausreichend zeitlichen Ressourcen ausgestattet
Wie läuft das Beschwerdeverfahren ab?
Nachdem eine Beschwerde oder ein Hinweis eingegangen ist, erhält die hinweisgebende Person eine Bestätigung. Diese Eingangsbestätigung erfolgt innerhalb von circa einer Woche, sofern mit der Abgabe der Beschwerde auch die Erreichbarkeit der Beschwerdeführenden mitgeteilt wurde, oder das digitale Beschwerdeportal in dieser Plattform als Beschwerdekanal gewählt wurde.
Während des gesamten Verfahrens steht der Beauftragte in Kontakt mit der hinweisgebenden Person, sofern dies gewünscht ist und eine Kontaktmöglichkeit besteht.
Die Beschwerden oder Hinweise werden zunächst grundsätzlich zentral geprüft, um festzustellen, ob der gemeldete Sachverhalt ein menschenrechtliches oder umweltbezogenes Risiko oder eine Verletzung von menschenrechts- oder umweltbezogenen Pflichten darstellt. Dabei wird auch geprüft, welche Gesellschaft oder welche:r Lieferant:in von der Meldung betroffen ist. Der externe Beauftragte unterliegt dabei der anwaltlichen Verschwiegenheitspflicht und wird die Identität der Beschwerdeführenden nicht ohne vorherige Zustimmung der Beschwerdeführenden gegenüber Dritten offenbaren.
Der nächste Schritt ist die Klärung des Sachverhalts, der grundsätzlich innerhalb von drei Monaten erfolgt. Wird im Zuge der Sachverhaltsklärung festgestellt, dass eine Verletzung von menschenrechts- und/oder umweltbezogenen Pflichten unmittelbar bevorsteht bzw. bereits stattfindet, werden unverzüglich Abhilfemaßnahmen eingeleitet.
Die mit dem Beschwerdeverfahren befassten Personen verfolgen nach, ob und inwieweit die Abhilfemaßnahmen umgesetzt werden.
Im Übrigen wird auf Basis der Erkenntnisse der Sachverhaltsklärung ein Vorschlag zur weiteren Vorgehensweise erarbeitet.
Wie werden hinweisgebende Personen vor Benachteiligung und Repressalien aufgrund einer Beschwerde oder eines Hinweises geschützt?
Der Schutz von hinweisgebenden Personen vor Benachteiligung oder Bestrafung aufgrund von abgegebenen Beschwerden oder Hinweisen ist ein wichtiger Bestandteil unseres Beschwerdeverfahrens.
Folgende Maßnahmen dienen dem Schutz der hinweisgebenden Personen:
Alle Beschwerden und Hinweise werden nur von einem kleinen Kreis von ausgewählten und speziell geschulten Personen bearbeitet.
Alle Informationen, wie beispielsweise personenbezogene Daten und sonstige Informationen, die Rückschlüsse auf die Identität der hinweisgebenden Person ermöglichen, werden vertraulich behandelt. Dies gilt auch nach Abschluss des Verfahrens.
Personenbezogene Daten werden im Beschwerdeverfahren stets unter Beachtung von § 10 Abs. 1 LkSG erhoben, verarbeitet, übermittelt und gespeichert.
Gemäß den gesetzlichen Vorgaben werden die unternehmensinternen Dokumentationen für sieben Jahre aufbewahrt und danach vernichtet.
Die Welle Holding AG + Co. KG und ihre Gesellschaften schützen hinweisgebende Personen vor Benachteiligung oder Bestrafung aufgrund einer Beschwerde.
Die Geschäftsführung der Welle Holding AG + Co. KG
Dezember 2023